Suche Online Dokumentenverwaltung
Suche Online Dokumentenverwaltung
Hi,
ich möchte meine Zettelwirtschaft umstellen auf eine digitale Dokumentenverwaltung, am Besten per App, aber auch mit Möglichkeit, die Belege am Rechner zu verwalten. Ich würde gerne alle Belege und Dokumente schnell abfotografieren können und mit Schlagworten versehen können. Habt ihr einen Tipp? Probiere bisher Dokublick von Buhl aus, aber bevor ich wirklich die Arbeitszeit investiere, würde ich gerne noch Alternativen sichten.
Falls ein selbst gehostete Lösung für dich in Betracht kommt, dann empfehle ich dir paperless-ngx. https://docs.paperless-ngx.com/
Paperless kann Texterkennung, Tagging, Korrespondenten, etc.
Out of the Box funktioniert das nur in deinem lokalen Netzwerk. Du brauchst keine zusätzliche App, da Paperless im Browser funktioniert, auf deinem Handy und deinem Rechner. Um die Dokumente zu scannen bräuchtest du eine extra App wie Simple Scanner oder Genius Scan.
Um außerhalb deines lokalen Netzwerks darauf zuzugreifen muss ein bisschen Arbeit investiert werden.
Hört sich super an. Das schaue ich mir mal an. Lieben Dank!
Um auf deinen lokalen Server zugreifen zu können, kannst du das mit Tailscale ziemlich komfortabel realisieren, ohne dein Netzwerk öffnen zu müssen.
Und eine ordentliche Backuplösung nicht vergessen. Sonst sind irgendwann all deine Dokumente plötzlich weg.
Meine Backup Lösung sieht momentan ziemlich krude aus: Terminal > SSH auf den Ubuntu Server > Manueller Paperless Export > mit Syncthing auf meinem Windows PC > dann per Synology Drive aufs NAS.
Den Paperless Export bekomme ich noch per Cronjob automatisiert. Nach meiner Recherche ist eine direkte Datenübertragung von Ubuntu Server ins NAS schwierig.
Hat da jemand Erfahrung und kann mir einen Schubs in die richtige Richtung geben?
Guter Vorschlag. Ich selbst benutze jetzt fast ein Jahr paperless-ngx und bin sehr zufrieden damit. Man schmeißt einfach alle Dokumente als Scans in die Ablage, setzt Metainformationen wie Korrespondent und Tags (die teils automatisch mittels AI gesetzt werden können). Und dann kann man mit der Suchfunktion innerhalb seiner ganzen Dokumente suchen und filtern.
Das ganze läuft bei mir über einen gebrauchten mini-PC, den ich als Home-Server mittels UnRaid betreibe. Über Docker kann man dann simpel paperless-ngx und andere nützliche Programme betreiben. Und mit dem Tipp von @gregor@lemmy.sdf.org, Tailscale zu benutzen, kann man auch einfach außerhalb des Heimnetzes auf alle Dienste zugreifen, ohne sich mit reverse proxies usw. zu beschäftigen.
Ich hab auch mit Dokumentenverwaltungssystemen dafür experimentiert.
Letztendlich war es mir zu aufwändig Schlagworte einzupflegen. Ich brauche die meiste Zeit für die Ablage und brauche sehr selten Zugriff auf abgelegte Dokumente. Deshalb hab ich den Aufwand für die Ablage optimiert.
Meine Lösung ist mittlerweile seit einigen Jahren:
- Fortlaufende Nummer mit Paginierstempel aufbringen
- Mit einem Dokumentenscanner scannen und als PDF auf dem NAS in einem Eingangsordner ablegen, das macht der Scanner automatisch
- Papier numerisch geordnet wegheften
- Ca ein mal im Jahr den Eingangsordner durchgehen und in Jahresordner/Kategorie schieben
Digital durchsuchen geht vergleichsweise schnell manuell, dafür flip ich im macOS Finder durch ein Verzeichnis.
Das passt für mich für eine niedrige dreistellige Anzahl von Dokumenten pro Jahr.
Ich knalle mir die gescannten Dokumente in eine Ordnerstruktur auf der Festplatte und synchronisiere mit meiner Nextcloud. Wichtig ist dabei dass man eine für sich nachvollziehbare Hierarchie findet und die Dateinamen mit Datum in der Form YYYY-MM-DD beginnt damit die Sortierung gut klappt.
Ordnerstrukturen haben bei mir langfristig nicht richtig gehalten, irgendwann gibt es dann immer Dokumente die in verschiede oder garkeine der Ordner passen und es entsteht Chaos.
Momentan versuche ich es mit einem einzigen Ordner in dem einfach alles drin landet, aber wie du gesagt hast mit YYYYMMDD als erstes im Filenamen. Und danach "Tags", z.B. 20230808_Rechnung_Mediamarkt_Fernseher.pdf oder so
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Du könntest dir mal www.dokublick.de anschauen.